文化处，顾名思义，就是从事外交事业中文化方面工作的部门，或者可以说，是搞文化外交的。
从广义来说，外交起源于战争，而发展于商业。
古代的外交其实是国与国之间在战争间隙打交道的一种方式，某种程度上可以说，是以和平方式来延续战争；或者说，是以和平手段来解决本来要用战争来解决的问题。正是出于这种以非战争方式解决问题的目的，才诞生了最原始的外交。
直到人类经济有了很大进步，商业得到蓬勃发展，各国之间开展了贸易，商人往来络绎于各处，开辟和照顾本国的商业利益之事提上了议事日程，外交才得以真正发展（当然，商业最初的发展在一定的程度上也还是通过战争来推动的，外交只是起了一部分作用）。
所以，最初设立大使馆，最重要的部门是负责政治和军事事务的，重点在于了解驻在国在政治和军事方面的情况，以及就这方面的事务与驻在国打交道。其次则是商务，推动和保护本国与驻在国之间的贸易。
文化那时还轮不上在大使馆内占据一席之地。因为那时的人们还没有意识到，文化交流也会对国家关系产生重大的影响，文化甚至会比其他各种手段更能维护和加强一个国家的利益。
曾经担任过印度布德万大学博琅学院历史系主任的萨曼德拉·罗伊在他所写的《外交学》一书中，对文化外交有这样的论述：“文化交流是一种极好的使两国人民相互交流的方式，是为了展示一国文化的博大，并尽可能影响它国的公众舆论。”
罗伊继续说，“如果一个国家能继承文化遗产并把它输出到地球的其他地方，那么这个国家就能在这一地区建立一个坚固的基地，获得各种支待。”
罗伊指出：“显示优秀的文化，通常比炫耀军事实力更具威力。”
他转述美国政治家、曾经担任过美国联邦参议院外交委员会主席的富布赖特的话说：“从这一代起，世界的面貌将取决于如何最有效地把我们社会的价值交流给他人。关于人类的最高愿望如何得到最好的满足，这个问题最终将由人类的思想来决定，而不是在战场上或在会议室里去决定。”
罗伊提到：“拿破仑知道文化的价值。拿破仑在圣赫勒拿的晚年回忆中说：‘我被迫用宝剑征服欧洲，后继者应该用精神征服欧洲，因为精神总是比宝剑更加强大。’”
这位一生穷兵黩武、四处征伐的皇帝，虽然在他最后的岁月里依然念念不忘征服欧洲———－他还是没有意识到这是一个永远也没有人能够实现的野心，但他这番话也的确道出了他的新的领悟，那就是：精神比宝剑更强大，文化比军队更具威力。
罗伊指出：“文化联系能实实在在地使两国人民关系更加密切。现在，大家都认识到这个事实。”
罗伊的这些话，十分有道理地说明了文化在外交中的重要地位。所以，从本世纪初起，一些国家的领导人，已开始重视文化在外交中的作用。逐步地，一些国家开始在自己的驻外大使馆中设立了文化处，专门从事文化外交。
美国国务院从本世纪初叶起对于文化外交给予了很大的注意。3O年代，罗斯福总统任内，国务院为了领导好对外文化联络工作，曾经专门为此设立了5个委员会。后来又专门设立了美国新闻处，专职从事推广美国的文化。
法国在政府的外交部门中设立了文化、科学和技术关系司，负责指导驻外使馆中的文化和科技合作工作。英国外交和联邦事务部中设有文化关系司。德国的外交部内则设有对外义化政策司。日本的外交部叫外务省，内有文化交流部。意大利的外交部里专门设了文化科技合作司。
印度有点像中国，主管文化合作的部门不设在外交部内，而是另成立的，叫文化合作委员会。
中国在1949年成立中华人民共和国以后，向外派出的大使馆和领事馆中都设立了文化处。这当然是向苏联学来的。苏联早就在他们派驻外国的机构中设立有文化处。但是中国政府和领导人很早就认识到文化处在大使馆工作中的重要作用，从一开始就对文化处的工作给予了极大的关注。5O年代成立了对外文化联络局，后来又扩大为对外义化联络委员会，专11负责对外的文化交流工作，主持制订对外文化交流政策，负责编印对外宣传用的各种资料和向驻外使馆和领事馆中派出文化官员。“文化大革命”中，对外文化联络委员会被撤销，但后来又在文化部内设立了对外联络局，实际上负起了当年对外文化联络委员会的职责。
现代不少国家为了开展和加强彼此之间的文化交流，常常订有文化交流协定或文化合作协定，这些协定会对于两国之间文化交流与合作的项目、内容、方式、时间等做出具体的规定和计划。对于文化处的官员来说，这类协定的签订和执行，是他们工作中的最重要的内容。
协定签订之前，他们要为协定的签订做好推动和准备工作。一份协定，当然只有在国家领导人或有关部长签署后才能有效，但在那些大人物手中的大笔一挥之前，负责具体工作的人员却往往要付出艰辛的劳动。双方对彼此的意图的了解和捉摸，双方对协定的设想和要求，以及双方就协定展开的谈判和磋商，直至协定文本文宇的具体形成，都少不了文化处官员参与其事。
而协定签署以后，把这些条款付诸实施，变成一项又一项的具体行动，更需要文化处官员躬亲其事。
和使馆内的其他处室一样，文化处负有搜集情报，调查研究；结交朋友，建立关系；对外宣传；和进行有关交涉和办理各项事务的任务。
文化处的搜集情报和调查研究工作，自然离不开文化二字。其主要内容大致为驻在国的文化界现状，文化特点，文化事业体制，以及政府的文化政策，也应当包括驻在国的文化史、文化传统。区别于一般学术性的文化研究的是，使馆文化处的调查研究更具有实用性，主要注重于为推动两国文化交流和扩大本国文化影响的目的服务。如果说研究驻在国的文化体制、文化政策及文化事业的发展、经营状况，还具有供本国政府借鉴参考的一面，那对于驻在国文化界现状和文化特点的研究，则更偏重于发现有影响的人士、了解艺术流派、研究文化思潮等等，从而可以对两国的文化交流工作提出针对性和可操作性较强的意见，为宣传本国的文化、扩大本国文化的影响，寻找到更合适的切入点、更有效的方式方法以及更便捷的途径。
所以，文化处的外交官应当对驻在国的文化事业的方方面面都有比较深刻的了解，要了解驻在国人民文化生活的主要历史、主要传统、主要内容和主要特点；其文化界的种种情形；重要的文化、艺术团体和企业的情况；声名卓著和具有影响的艺术界、文化界杰出人士的情况；各项文化设施和各种文化团体的经营管理制度和使用、运作情况；政府的文化政策的内容与执行情况，等等。
为了了解这些情况，也为了更好地推动两国文化的交流，文化处官员必须和驻在国文化界的形形色色的人士结交朋友，从文化官员——政府文化部的官员、艺术委员会的成员、图书馆馆长、艺术团体负责人等等——到著名画家、演员、音乐家、作家、诗人、记者、评论家、报刊编辑、大学教授，直到流行歌手，还有经纪人、画商、书商，等等。
与艺术家们结交，不但可以通过他们更好地了解驻在国文化界方方面面的情况，而且通过他们能更有力地推动两国文化交流和扩大本国的文化影响。要想扩大本国文化的影响，工作做在著名文化人物身上是最值得的。因为这类人物对外来文化最敏感、最热衷于吸取其他文化的精华；而他们本身所具有的声望和魅力使得他们能对广大公众产生巨大的影响。他们对异国文化的欣赏、借鉴和吸取，可以使该国公众更容易地理解和喜爱来自他乡的文化。
不少国家十分重视邀请外国文化界的著名人士来本国访问，这其实是一项重要的文化投资。这些人士的访问必然会促进他们对被访国家的了解，加强他们对被访国家的亲近感。由于他们的言谈举止和行踪动向往往比重要的政治家还更受人们关注，他们表现出来的对被访国家的喜爱和理解——尽管有时是在一种无意识的情况下流露出来的—一将会对公众有更深刻的影响。虽然有时这种影响不那么直接，不那么明显，但是它的潜移默化，更体现了文化影响的特点，也往往具有更深刻、更强烈的效果。这正是一些同家有计划地邀请外国文化艺术界人土访问本国的日的所在，哪怕有时这种邀请会花钱培养出一个或几个反对派，但从长远看来和从总体看来，这种邀请毕竟是一项有利于本国的长线投资。
要邀请这样的人物访问本国，当然是文化处当仁不让的工作。为此，文化处官员首先要物色合适的邀请对象；向国内提出计划和报告；国内批准了，还要与邀请对象联系，洽谈访问的时间、日期、路线，以及访问要求；然后要和国内的有关部门具体落实访问的具体内容：会见对象，座谈专题，参观项目；最后是办理相应的手续，帮助被邀请对象顺利完成访问本国之行。而在访问前后，只要有可能，还要设法安排让邀请对象有一个为本国作宣传的机会，比如组织一个茶会，请访问者谈一谈观感；借某项活动之机，让访问者就某项访问内容作专门介绍，等等。
扩大本国影响的另一个重要手段，是在驻在国举办本国的画展、艺术展、书展，乃至电影电视展等。这种展览有两大好处，一是集中、突出地介绍本国文化的某项专题，比如历史、风光、民俗、经济、人民生活、社会问题，等等，有利于使观众对本国有比较深刻的了解；第二个优点是观众人数较多，影响较大。一个展览，可以有几千甚至上万观众，如果能在不同的几个地方巡回展出，看的人就更多了。电影、电视的上映与播放，观众人数更是要以万计。这么多的人看到了异国他乡的文化，看到了另一个国家，了解了另一个社会中人民的生活，这对于增进人民之间的相互理解，其作用是不待言的。
中国读者一定不陌生在大城市的美术馆举办的外国画展、摄影展、艺术品展，也一定记得外国电影周轰动的场面，以及电视上播出由外国大使馆提供的节目。这些展览、电影、电视片，形象生动，艺术精湛，内容更是新鲜而奇特，具有强烈的吸引力，毫无疑问地打开了中国观众的眼界，使他们看到了另一个国度、另一个民族，另一番风光，另一种生活。这对于增进中国人民对于世界的了解，对于中国的改革开放，其作用之大是怎么估计也不为过的。
中国的艺术展、画展、电影展，在国外也同样是展示中国的最好窗口。中国的秦始皇陵兵马涌，曾令多少洋人称赞惊叹；中国的工艺品展曾使多少观众佩服中国人民对生活的热爱和对艺术的追求；农民画的质朴、热情，陶艺品的古拙、典雅，民族服饰的绚丽、精致，无一不表现出中国人民对人生的理解，对美好的渴望和对幸福的追求。而这样的交流，可以赢得他国人民多少感动和理解啊！
中国的女大使祝幼婉在她所写的关于出使希腊的回忆文章中提到：“使馆经常利用国内来访的艺术团或通过举办文化展到州、市去演出或展览。1990年6月底，我文化艺术展应邀到希腊著名的克里特岛东部访问，当地的一些老百姓几乎都是第一次看到中国的艺术品，第一次见到中国人。一说到中国有5000多年历史，11亿多人口，他们无不显示出对中国的尊敬。当我们晚上到村里访问时，全村男女老少几乎都来了，他们有的弹琴，有的跳舞，表示对远道而来的中国朋友的热诚欢迎。世界是如此之大，世界上有几十亿善良的人民，要把古老而伟大的中国介绍给他们，有多少工作可做啊。”
要举办这些展览，文化处的官员自然是最忙碌的幕后英雄。开幕式上也许会有高官出席剪彩，也许少不了名人畅谈观感，但一场展览的举行，从主张的提出，计划的制订，题材的确定，到展品的组织、运输、保管，还有场地的租用，展览的布置，展前的宣传，开幕式的筹备，有时还有展品的保卫、保险，展出时的秩序维持，样样都需要文化处官员的参与、操心和忙碌，虽然有的环节有时也可能会有人具体负责，但整个计划的拟订、协调、运筹、调度，和与驻在国文化部门有关官员的联系、交涉，与国内参展单位的联络，展品进出境有关手续的办理，等等，文化处官员必须把每个环节都考虑到，安排好，还要照应好各个环节之间的衔接，以及应付可能出现的失误或不测。其中的劳碌甘苦，外人是不大能体会到的。
另一种生动的宣传方式，是组织本国的文艺演出团体来驻在国进行访问演出。这在交通日益发达的今天。是十分常见的文化交流方式。
中国前驻捷克斯洛伐克共和国的一位大使写道：“久负盛名的布拉格之春就是在捷首都举行的每年一度的国际音乐节。它是世界性的音乐盛会。各国著名的指挥家、演奏家、歌唱家纷纷前往献艺。它是各国音乐界技艺高超的音乐观摩和交流的盛大节日。我国著名指挥家李德伦、歌唱家胡晓平也曾出席音乐节，他们在布拉格展示了自己的艺术才华，受到了好评。捷音乐界也非常喜欢我们的民族音乐，曾特地邀请以谷枫为首的中央广播民族管弦乐团，用我国特有的民族乐器琵琶、扬琴、二胡、唢呐等独奏、合奏，使当地群众如醉如痴。我国著名民歌音乐家郭颂的一首东北民歌乌苏里江船歌更使他们赞不绝口。”
在改革开放之前的中国，组织文化团体出国访问演出，是对外文化宣传工作部门的政治任务。文化部及有关单位会在国内组织好出访的演出团体，拟订好出访的计划，选择好出访的节目，并作好其他必要的准备工作。使馆的文化处则主要是为此类出访演出做大量的落实工作。首先就是与驻在国有关方面商订演出团体来访的具体计划，如访问日期、访问时间、访问地点、演出场次、演出宣传，以及对来访团体的接待方式、交通安排、食宿待遇、生活补贴等等，一项一项的具体项目，文化处官员要根据国内的指示在会谈中与对方逐项敲定，其间双方的交涉，与国内的函电来往，自是“一言难尽，不必细谈”。有了计划，即使一切都能如期实施，文化处官员也应逐项检查督促计划内容的顺利执行。演出团体到访，文化处官员必然要出面照料。从演出团体到达时接机到最后完成访问把他们送上机，期间的每一天每一小时，文化处官员都必须和驻在国接待方面、来访的演出团体保持密切联系，确保访问计划中的各项内容得到顺利执行，并随时解决可能出现的种种问题。而这种意外事件的发生，几乎是不可避免的，比如临时发现演出场地不合适，或者灯光照明度不够亮，或者地面太硬；又如饮食招待不佳，演员出现体力不足；或者演员突然生病，甚至意外受伤；再如交通安排失误，影响演出按时进行；道具服装在运输过程中丢失或被延误，等等。
近些年来，由政府资助或组织的出国访问演出越来越少了。随着中国实行市场经济，出国的商业性演出日渐增多。商业性演出一般由经纪人负责，文化处的官员自然不必再如执行政府协议那样管得具体而细致，但即使商业性演出也常常需要由使馆文化处推动、介绍或联系，而商业性演出的经纪人主要目的在于赢利，组织此类活动时更易出现各种问题，访问演出中如一旦发生意外，或发生一方不严格履行合同等纠纷，演出团体只能求助于使馆文化处，文化处官员职责所在，自然应当出面为之解决。
组织本国的演出团体来驻在国访问演出，对于文化处官员来说是一件复杂而麻烦的工作，但是，为加深两国人民的相互了解、增进两国人民的友谊而付出艰苦的努力，既是应尽的职责，也是光荣的使命。
文化处的又一项重要职责是对外宣传，对外宣传本国的政治、文化、教育、社会、民族、经济发展、人民生活等各个方面的情况，以促进驻在国各界人士和广大人民对本国的了解。
宣传的方式是多种多样的，前面讲到的组织本国艺术家或演出团体来驻在国进行访问演出，在驻在国举办艺术展览等，都是对外宣传的方式，还有一种很重要的做法，就是由大使或各级官员出面向驻在国各界发表演讲，包括与新闻界或学术界人士开展交流。这项活动和政治处与新闻处的工作有些相同，本书在“政治处” 和“新闻处” 两章中已讲得比较详细，此处就不多说了。
文化处在对外宣传方面有一项日常工作则是分发或出借本国的宣传材料。各国驻外的使馆和领事馆的文化处，一般都备有大量有关本国历史、政治、经济、科技、军事、文化、艺术、民族、民俗、旅游等各方面情况的宣传材料，包括文字材料和音像制品，供驻在国各界人士借阅或索取。大使馆经常会收到驻在国各界人士来信或来电话，要求提供有关该国的某一方面的材料，比如有些国家的学校常常组织学生进行一些教学活动，其内容可能是关于某一国家的，学生们就会求助于该国使馆；有些地方组织也会举办一些活动，如果其中有涉及某一国家的内容，有关人员就会来找该国的大使馆帮忙；当地的新闻和文化机构更是使馆文化处的常客，他们会经常来使馆要求提供这方面或那方面的材料。来求助的人们有时是要一些文宇材料，包括书籍、小册子、地图、图片，有时是要求提供音像资料，如录音带、录像带、电视片、电影片等。这其实是宣传本国的一个极好的机会，可以说是文化处官员求之不得的，因为是驻在国的人员主动前来要求获取材料，他们利用这些材料举行活动，必定会使更多的驻在国人民读到、看到或听到这些材料，从而扩大本国的影响，增进驻在国人民对本国的了解，其作用和影响往往是使馆文化处人员亲自出面所难以达到的。所以文化处官员不但应当亲切地接待前来求助的驻在国人士，热情地为他们提供帮助，还应当主动地寻找扩大宣传本国的机会，主动争取向当地学校或各类组织机构分发或出借宣传品和宣传材料。
这种工作是很繁琐和辛苦的，在很大程度上是事务性的，但是却是十分有意义的。文化处的工作人员不但应当耐心细致地做好分发和出借有关本国的各方面的宣传材料的工作，还应当及时准确地了解这些材料的使用情况和当地人民的反映，并认真地向国内有关部门反馈意见，好帮助国内有关对外宣传部门更好地制作对外宣传用品。
有些国家的使馆和领事馆的文化处还定期或不定期地寄发公报，宣传本国的政策或介绍本国的某一方面情况。这项工作与“新闻处”一章提到的散发公报是同一件事，究竟由哪个部门来做，实践中并没有明确的界定。不少国家的驻外使馆中负责发公报的都是新闻处，但也有由文化处散发的，所以这里也提上一句。
不少国家使馆和领事馆文化处的官员经常举行一些电影招待会或组织一些沙龙活动。电影招待会是邀请驻在国各界人士和驻当地的外交界人士前来观看本国的某一部电影，地点可能是本国使馆或领馆，也可能在租来的场地。这是和当地人士接触和建立关系的一种机会，也是宣传本国文化的机会，定期地进行这类活动，有意识地分批邀请某一方面的人士前来参加，是一种有用的社交手段，是外交界最常用的工作方式之一。文化处官员自然是这类活动的当然的组织者。沙龙活动则要更为严密一些，常常由文化处高级官员出面邀请少数当地的知名人士，或餐叙，或酒会，地点往往在官员家中，应邀前来的人员可能范围更小，关系更亲密，因而谈话会更加深入。这类文化性的社交活动，主题常常是艺术、音乐、文学等文化性的，三巡美酒过后，一杯咖啡在手，可以共同欣赏一首高雅的乐曲，讨论一幅别致的绘画，或者谈论当前文学的热点，聆听流行诗人的新作，但是有时自然也免不了会涉及到政治等敏感性领域。这是外交官做工作的好方式，这种活动的气氛、形式，自然而又亲切，外交官在此时既可以结识各界朋友，有利于更深入地了解驻在国的情况，也正是宣传本国的好机会。
还有一项工作，也是文化处官员职分之内的，那就是两国政府中文化部门的交往。两国文化人士的互访和文艺团体的交流演出，文化处要为之忙碌。政府文化官员的访问，当然更需要文化处官员为之服务。和政治处官员要为政府要人和外交部的访问鞍前马后地操劳一样，文化处的官员为政府文化部门官员如文化部长、广播电视部长等的来访，也要从头忙起。本国文化部长的来访，常常是这个国家驻外大使馆的文化处一年之中最重要的任务之一。因为部长虽然主要是为了发展两国文化关系而来，但访问同时也必然是对驻该国使馆丈化处的工作的一种考核。文化处官员怎能不殚精竭虑千方百计保证访问取得成功呢？
各个国家之间的交流中，自然也少不了体育和卫生领域里的往来，尤其体育，作为一种竞争性很强的活动，国际交流格外受到重视。近些年来，国际体育活动得到蓬勃开展，各国的各种体育代表团之间的互相访问，各项国际赛事的举行，在国际新闻中占据了越来越多的篇幅，反映了这类活动一天比一天频繁。为双边和多边体育交流进行必要的交涉和准备活动，在许多国家的大使馆中也纳入文化处的工作范畴。为了本国一次体育团队的访问，当本国举办或派队参加一项国际赛事，尽管现在有越来越多的国际体育组织来主持各项有关活动，但驻在有关国家的大使馆的文化官员，身居国外，得地利之便，自然应该承担大量的联络、交涉和接洽工作。至于本国的体育团队来访，文化处官员也会和接待本国的文化团组一样，给予各方面的照应。
随着世界上各个国家之间的各种交流和来往日益增多，除了政府之间的外交外，非官方性质的交往也越来越频繁。如各个国家的非政府组织——工会、妇女组织、青年组织、文化团体、友好团体，以及地方政府之间，互相来往已成十分普遍之事，它们之间还常常结成友好关系，经常进行交流，或者组织种种活动。这一类“外交”活动，有别于政府之间的官方性质的联系，使馆虽然是政府的派出机构，但也不能对此类“外交关系” 放任不管。民间的外交，也应当和政府之间的官方外交协调一致，两者相辅相成。没有官方外交，民间外交难以大规模地开展；而民间外交又能使两国的联系和交流深入民心，增进两国人民之间的相互了解，从而使官方关系拥有一个更为坚实的基础。
与驻在国当地的友好协会与本国的友好协会的联系和交往，也是民间外交工作之一。曾任中国驻希腊大使的祝幼婉谈到过对当地友协的工作。她说：“希中友协是使馆开展民间活动的主要合作机构，她的成员约200余人，有一批热爱中国的老朋友。友协主席波塔米阿诺斯先生是一个搞旅游船的船主，是希腊近海游船主协会主席，也是著名的社会活动家。希中友协每年组织一批对中国有兴趣的人士到中国旅游，增进两国人民之间的了解和友谊，对此使馆总是给予热情的协助。使馆每年举行一两次文化或艺术展览，主要依靠友协的积极分子协助。”
驻在国当地友好协会人员是使馆的好朋友，热心于与使馆联系，对于宣传使馆所属国家抱有极大的热情，能起很大作用。使馆因此应当经常和他们保持联系，为他们提供了解本国的机会，向他们赠送有关本国的材料，支持并参加他们的活动。
在一些使馆中，民间外交工作常常被纳入文化处的工作范围。这也是一项需要付出极大精力和很多时间的工作。除友好协会外，各国参与民间外交的机构和团体来自社会各个阶层，这些民间机构之间的相互来往也非常频繁，活动方式又常常各有特色。文化处官员要协助他们进行联系，帮助安排访问，确定合作或交流项目，落实有关计划，为之付出的努力之巨，是非此中人难以想象的。
民间外交和政府之间的外交一样，也是两国关系中的一个重要组成部分。因此，要积极推动民间外交的开展，使之有利于两国关系更深入、更广泛的发展；但同时也有必要对民间外交活动进行一定的协调和管理，使之能进行得更有序、更有效；而且应当能与政府之间的官方外交活动更好地相配合、相促进。
除了要为此办理大量日常事务外，文化处官员还应当经常了解和关心两国的民间外交活动的全面形势，及时研究其活动情况，探讨已经存在和可能发生的问题，提出稳妥有效的对策。这也是文化处官员可以大显身手的领域。