“麻烦”的行政处
行政处，在英国和中国等一些国家的大使馆和领事馆里则被称作办公室——一个含糊而不准确的叫法，不但是大使馆和领事馆所不可缺少的职能部门，可以说，它是任何一个政府机关、公司企业、工厂农场所不可缺少的。因为行政处的职责是为整个单位的运作提供必要的后勤支援和服务。在大使馆和领事馆里也一样，行政处的工作就是为全馆提供服务，从物质上和技术上保证全馆其他各个部门的工作能正常进行，保证所有工作人员具有充分和便利的条件来完成他们所担负的任务。
举一些各个单位的行政处都要经管的事情为例吧。
例如，行政处首先要解决办公场所的问题。要有足够的办公空间，行政处就要去负责买楼、租楼或造楼。有了办公楼，行政处自然要承担起整个大楼的管理，并协调其运作。如，办公室分配给其他处室使用后，行政处还要提供办公所需的各种设施，从灯光设备、办公桌椅、笔墨纸张，直到电话电脑、传真复印设备，行政处都要负责配备。人们来办公，楼内自然少不了电梯、饮用水供应设施、厕所等等。行政处不但要配备齐上述这些设备，还要负责它们的维修和更新。上下水和厕所不用说是经常可能发生毛病的，现代化的办公用具如复印机、打印机之类出故障的几率更高。还有桌椅书架也会时有损坏。就是百年大计的房屋建筑，也需要定期粉刷、整修。
作为一个单位，办公自然也离不开交通，汽车的配备、保养、维修和使用管理，以及保险，等等。这也是行政处的一项重要任务。
类似这样的工作，可以说是几乎所有单位的行政处的职责。
大使馆和领事馆的行政处当然和一般单位的行政处有所不同。首先是它们的行政处的职责要比一般单位的行政处的更复杂和更广泛一些。比如，英国学者费尔萨姆在他所著的《外交手册》中讲到英国的大使馆办公室的职责时提到了以下一些事项：
行政与协调
英国的驻外使馆通常由一名官员（办公室主任）负责两个方面的重要职务：协调使馆的外交活动和照料使馆的行政工作。在其他一些国家的驻外使馆，这一职务由副馆长担任，或者分派给一位资深的政治秘书和一位行政人员分别负责。
使馆的办公室主任要确保一切来往信件得到迅速处理；使馆不同部门间的相互协调；让使馆职员各得其所；使馆的交通与馆舍处于安全和维护良好的状态。他应特别关心福利工作，因为使馆内的年轻职员以及不享受外交特权的职员容易感到孤寂，以致疾病缠身。
秘书与档案
保卫
技术与通讯
当地雇员
会计
十分明显，其中行政与协调、秘书与档案、保卫、会计是和国内其他各类机构、企事业单位的行政处的业务一致的；而技术与通讯、当地雇员两类业务则是驻外机构所特有的。
由于大使馆和领事馆工作的特殊性质，也由于大使馆和领事馆处于异国的环境之中，因此，有些业务虽然和国内单位的行政部门一样，却也由于所处环境的不同而有更大的难度和复杂性。
就以造楼或办公楼改造为例吧，国内的单位建楼或办公楼改造，有国内的一套办事程序，不论其手续如何繁复，总还是国内之事。而在国外建楼或改造办公楼，首先就是涉外事件，要在对方国家同意之后方可进行。一般而言，各个国家对建交国家的大使馆或领事馆的建造馆舍，也讲究对等。各国政府对于其他国家的大使馆和领事馆的建馆地点、建馆面积都会有一些要求，虽然标准各国宽严不同，但建馆国在选址过程中和选定地址后都必须取得驻在国政府的同意。地址选定、地皮买妥后，要造楼也要遵守驻在国政府的各项要求。比如有的国家规定，在某一区域只准建办公楼而不能造居住楼，或者只能造居住楼而不能建办公楼（由于过去相当一个时期内，中国在国外建造的大使馆和领事馆都是办公居住混合楼，在有的国家就为此而费了不少事）；有的国家对于一块地皮上的建筑用地和绿化用地的比例有明确规定，设计时必须遵从这一规定；有的国家对一条街上的房屋的外型设计有一定的要求，有的政府对大使馆大门的朝向、汽车的出入口都会有具体要求，甚至有的国家对居住类房屋室内的结构（如每人的居住空间、厨厕的配置、通风情况等）都会有专门的标准，更不用说对于防火会有具体的技术要求。这些都是要在馆舍动工修建前先征得驻在国政府批准的。而在办公楼建妥或买妥后，如要改造，尤其涉及外部，也事事要征得驻在国政府的同意，如外型结构改变、地皮使用性质改变（绿地使用面积变化）、对外车辆进出通道改变等。有的国家还要求对建筑物的外表必须过若干年粉刷或油漆一次，有的国家要求对物业所属的绿化必须经常管理维护。这些规定或要求，有的是驻在国中央政府规定的，有的则是地方政府的法规，作为外国的大使馆和领事馆，则必须予以遵守。虽然有时可以利用外交代表机构的特权，说服有关当局给予适当的照顾，但这一番对外交涉是必不可少的。
曾任中国驻英国代办的熊向晖在他所著的《历史的足迹》一书中讲到了当年维修中国驻英代办处时的事情，为驻外使馆在国外修建房舍可能遇到的麻烦提供了生动的例证。
熊向晖在书中《周恩来关注孙中山伦敦蒙难室》一文中说：“驻英代办处位于伦敦波特兰街49～51号，原为国民党政府驻英大使馆，最初是清政府购置的驻英公使馆馆舍。这是建于18世纪的两层砖木结构的楼房。因年久失修，多处砖木腐朽，渐成危房。代办处人员逐步增加，馆舍不敷应用，约1／3的人员另租房屋办公住宿，租金很贵，工作不便。原想拆除重建，但按当地规定，波特兰街任何房屋重建后须保持原来的外观和高度。”
这就是上面提到的外国政府会对位于某一条街上的房屋的修建有专门要求，就是外国使馆也必须遵守。熊向晖文中着重要讲的事情倒和房屋重修后的外观没有直接关系，但却涉及到原代办处馆舍内的孙中山蒙难室，因为周恩来总理指示要原样修复。当他在国内办妥必要的事项，争取到了开工重修中国驻英代办处馆舍时，又发生了另外一件事：
外交部拨来了7O万英镑。不久，周总理派戴念慈建筑师到伦敦勘察，对孙中山先生蒙难室作了详细测绘，搜集了拆建馆舍的有关资料，带回北京设计。代办处安排好了拆建过程中的办公住宿地点后，正式办理拆建手续。这时，忽然接到英国文物保管会的通知，说中国代办处的三间大厅是“亚当建筑”，必须保存，不得破坏。所谓“亚当建筑”，是指18世纪英国著名设计师兼建筑师罗伯特·亚当和杰姆士·亚当兄弟设计和营造的建筑。代办处有金碧辉煌的三间大厅，特别是天花板美轮美奂，是亚当兄弟营造设计的建筑艺术珍品。如要保存这三间大厅，整个拆建工程就无法进行。
经了解，这个文物保管会是民间性机构，却享有公认的权威。凡是该会规定保存的建筑，任何工程公司或施工单位都不敢拆除。英国外交部也无能为力，建议代办处直接同该会交涉。但该会平时不办公，每年开会二至三次，只在开会时讨论决定问题。
代办处致函该会，提出馆舍已成危房，附去英国工程师的证明。作为外交机构，希该会立即同意拆建。数月后该会复称，该会负责保存英国现有的一切亚当建筑，不允许有任何例外。
代办处又函该会，提出在重建时可按原来的大厅样式仿建。数月后该会复称，仿建即非现存的亚当建筑，不能同意。
代办处再函该会，提出馆舍一旦倒塌，现有的亚当大厅将不复存在，如何保存？数月后该会复称，该会负贵保存英国现有的亚当建筑，不回答“假设性”的问题。
经多方查询，该会并非故意刁难，而是墨守“保存英国现有的亚当建筑” 的规定，不询私情。有关专家断定，代办处拆建馆舍，只有在两种情况下才能进行：一是馆舍自行倒塌，二是该会主动改变上述规定。
到1966年底，这两种情况都未发生，馆舍也不能拆建。本书并不想最后介绍中国驻英国代办处的馆舍是否拆建以及如何实现了拆建，只是想通过这一段引文来为我们前面讲的国外行政工作的特点和麻烦之处作一个活生生的说明。
安全第一
建筑和购买大使馆和领事馆的馆舍，还有一件与国内不同的、而又是极端重要的，那就是安全措施。外国大使馆和领事馆，几乎在任何国家都是该国安全部门密切注视的对象。对外国大使馆和领事馆，各国的安全部门总要千方百计地加以监控，因此在建楼或买楼时，严密防范是一项非常重要的任务。
曾任中国驻摩洛哥大使的白认在他的回忆文章中叙述了这样一件事：“我们使馆在拉巴特买了一幢房子，连庭院共占地1000多平方米，楼房建筑约5O0平方米。房主是王国政府原首相，他因盖了新房而出售旧居。恰巧我们馆需要房子，于是经人介绍很快成交了。房子的维修和交接手续都由我馆政务参赞办理，交接后楼房的分配也是由他安排的……他把楼上一间最大最好的房间……分配给我们夫妇……但是她（指大使夫人——引者注）看中了一间小房子。想不到她这一决定，竟使我们避开了敌人安装在大使卧室里的窃听器。” 原来，“敌人趁原主人请人为我们装修房子的机会，在楼内安装了美国制造的当时最先进的窃听器，企图长期窃听我们的外事机密”。
“有一天，” 大使夫人和几名同事正在一起学习法语，“她忽然听见一种滴滴滴滴的声音，大家循声找过来寻过去，发现那响声出自政务参赞卧室。卧室门虚掩着，他们喊了几声，没有人答应，推开门一看，里面空无一人。而那响声却越来越近，越来越大。声音来源于门旁的壁橱边，再打开橱门一看，里面除了挂着几件衣服外，别无他物。他们四个人聚在壁橱跟前，发现墙底有一块砖大小的地方，比周围的颜色要新一些，用铁铲撬了一下，石灰和泥土随之坠落，敌人暗藏的窃听设备立即暴露出来。说起来很简单，那玩艺儿也不过是一块3寸长1寸宽的小薄片，撬开时还在滴滴作响。
“经请示国内决定马上派人来检查。过了没几天，国内派来的两个专家到达使馆。两个专家蹲在壁橱跟前看了又看，然后对使馆的同志们说：‘这是一台接收转送的窃听机器，它的作用等于一台广播机。’……接着专家拿出了国内带来的探测器，把使馆所有房间的墙壁检查了一遍，又查出四只窃听器。那玩艺儿更是小得出奇，体积只有小坤表表壳那么大，中间穿着很细的铜丝，不经专家道破，谁也不知道这小玩艺儿的作用……安装的墙壁上只有针眼大小的洞洞。敌人在接待室、会客厅和政务参赞卧室以及那间准备给大使夫妇的住房等四处进行了安装。”
类似这样的事情，在外交界可以说是司空见惯，在中国驻其他国家的近2OO个大使馆和领事馆中，发现窃听器的占相当多数。例如一位中国外交官黄志良在他的回忆文章中讲到中国驻智利商务代表处的情形：“敌特通过各种手段和渠道，在我驻外机构所在地安装窃听器。为了不被察觉，他们往往选择一般人意想不到的地方。最让人吃惊的是，几年后我人员还在后来被我们接收的台湾驻智利‘使馆’馆址的地下发现了和一条秘密地道相连通的窃听据点。”
其他国家的大使馆也处在同样的境地之中。曾经担任苏联驻美国大使达24年之久的阿纳托利·多勃雷宁在他的回忆录《信赖》中写道：
“直到尼克松政府时期，美国政府才在威斯康辛大街上给了我们一个建馆地点，旧联邦阿尔托山医院就坐落在那里。苏联政府随后在莫斯科拨了一块地供建造新的美国使馆之用。新的使馆大楼分别在华盛顿和莫斯科按时建成，但是由于在建筑过程中双方使馆楼都被秘密安装了麦克风和发报机而引起了丑闻，在问题首次被提出后的很长时间内，两座新使馆都没有被使用。
“我们的监听设备在莫斯科美国使馆楼的建筑结构中被发现后，美国国会便立即严令禁止使用那里的新馆设施，并且阻拦继续建造华盛顿的苏联大使馆，两座使馆都被关闭。”
多勃雷宁继续写道：“我离开华盛顿后，曾于1991年在莫斯科与罗伯特·斯特劳斯——他是我在华盛顿的老相识，当时正担任美国驻莫斯科大使——共进午餐。他神秘莫测地微笑着，要我猜一猜当天早些时候他刚拜访了哪位苏联领导人。我想了片刻后说猜不出来。他一本正经地说：‘我拜会了巴卡尔，克格勃的头儿。’我有些吃惊，便问他们谈了些什么。
‘你永远也猜不出来。’他回答道。他说克格勃允诺要提供有关苏联在新的美国使馆大楼里安装的窃听设备的设计和位置的全部情况，显然，这是苏联公开化新政策的组成部分。他说华盛顿对此感到相当惊讶，‘但无论如何这种做法也是受到欢迎的。’
“‘那么，对这一恩惠的回报是什么呢？’我问大使。同时也间接提到了我们在华盛顿的新使馆里也有美国人装的窃听仪器。他对此付之一笑，并说美国人暂时还不准备实行开放政策。”
随着科技的发展，针对大使馆的窃听和侦察手段也越来越高级了。多勃雷宁在他的回忆录中还提到了这样一件事：
“双方情报部门进行的情报战的一个更令人惊恐的方面在11月下旬显露出来了，当时基辛格告诉我美国驻莫斯科大使沃尔特·斯托塞夫被怀疑患了白血病，可能是长期遭受驻莫斯科大使馆内电磁辐射的结果。美国专家推测这种辐射与窃听、破译密电码或干扰大使馆的信息有关。
“多年后我才了解到产生辐射的真正原因是克格勃试图干扰美国情报机构的电子谍报活动。美国情报机构以驻莫斯科的美国大使馆为基地窃听重要的官方电话和无线电对话，并且把大部分窃听到的信号还原和破译……因此两国多次以不同借口提出外交抗议和反抗议。
“公正地说，我应该补充说明我们在华盛顿的大使馆也面临过同样的情况。我在使馆里的办公室比其他任何办公室的通风条件都差，因为它的四周是夹墙，夹墙之间长期存在磁场。”
长期从事特工工作的英国特工人员彼得·赖特则从另一方面为我们提供了生动的例证。他在曾在英国引起轩然大波的一本书《抓间谍的人》中讲到他如何对埃及驻英国使馆搞窃听：
“温特伯恩、弗劳利和我着手策划对埃及人采取行动。我们认识到，最简单的办法便是最好的办法。我向邮政局特别调查组核查，得到了埃及大使馆所有电话安装情况的完整材料。似乎有一台电话不是在密码室里便是离它很近，我们决定在那台电话上安装特别装置，用话筒来捕获密码机的声音。邮政局故意把埃及大使馆的那台电话弄坏，我们等着埃及大使馆请邮政局派人修理。我作好安排，准备假扮成工程师，亲自走一趟，同去的另一人将在电话上安装特别装置。我想趁此机会观察一下密码室，看是否有废弃的密码材料丢在附近。
“第二天早晨，我到圣保罗和邮政局的人汇合，坐他们的面包车驶往埃及大使馆。使馆门口安全保卫很严，我们从一个房间走到另一个房间都有人陪同。密码室在一座附属建筑里，哈格林密码机正在里面咋啦作响，三个密码员正忙于操作电传机，处理外交电报。一个密码员出来和我们的陪同谈话，非常起劲。过了一会儿，他转身回屋，把机器关掉。他再次出来时，走到我面前，指着电话机示意。他不会讲英语，但通过打手势，我明白他要我把电话机搬到密码机旁边，离他的座位近一些。我简直不敢相信我们的运气如此之好，赶紧延长电话线，缓缓转身，背向着他，以便另一位工程师可以乘机把小垫圈放进电话机，使它成为特别装置。我把电话机放回那个密码员的写字台上，离哈格林密码机不超过两英尺。密码员敲敲电话机，咧开嘴向我笑笑，我也回以一笑，但不知为什么我感到我们笑的不是一码事。
“我离开埃及大使馆，匆匆赶回八楼，监听从那台电话机传过来的声音。起先似乎只是一阵电子的混乱声，但经过仔细微调，哈格林密码机的咋啦声就清晰可闻了。五局安排了一条特别线路接到政府通讯总部，每天早晨密码员一调整机器，总部第八组就计算新的排字情况，直接把密码读出来了。……在整个苏伊士运河危机时期，五局和总部的联合行动使我们读懂了埃及驻伦敦使馆的密码……
“我们从破译埃及密码得到的一项最重要的情报是埃及和苏联在莫斯科会谈的连续通报，通报的细节由埃及驻莫斯科使馆直接发给埃及驻伦敦大使馆。……电报直接送给了联合情报委员会，它引起了恐慌，促使艾登（时任英国首相）撤军。”
赖特在书中还讲述了他参与的窃听苏联驻英使馆和法国驻英使馆的密码通讯的情况。他在讲述了有关在法国驻英使馆搞窃听装置的技术细节后说：
“从1960年到1963年的近三年中，五局和总部天天阅读法国驻伦敦使馆发出和收到的法国高级密码电报。我们申请加入共同市场的尝试虽然失败，法国人在此期间的每一个举动却都被我们监听到了。外交部对这种情报大感兴趣，戴高乐的电报逐字逐句地印成副本，经常送到外交大臣的红色收文箱。”
大使馆和领事馆的安全问题从办公楼开始建造的时刻起就应当列为重要事项，而且应当永远列为重要事项。因为这是任何时候也不能忽视的。
除了窃听器之类，行政处负责的另一个部门也常常在安全方面受到威胁，这就是使馆和领事馆的大门—一传达室。
国内的机关企业一般不大重视传达室的工作，往往指派一些年纪比较大的人员值班。大使馆和领事馆的传达室则是这些驻外代表机构的“门面”，它们应当由精神饱满、仪容整饬的人员来值守，因为来大使馆或领事馆办事的人首先遇到的便是传达室的人员，这是他见到的大使馆所代表的国家的第一个公民。不过传达室工作的危险性并不在此，而是因为近几十年来邮件炸弹已成为恐怖分子常用的破坏手段之一，几乎每天都要负责接收外边送来的邮件的传达室工作人员，就有可能遭遇这种危险。
不像美国大使馆或其驻外机构，中国的驻外代表机构很少成为恐怖活动的目标，但这并不意味着恐怖分子的破坏活动就永远不会发生在中国大使馆和领事馆。在几十年的新中国外交史中，邮件炸弹也曾炸破中国大使馆的宁静，也已经有外交官为此付出了宝贵的生命。
中国驻赤道几内亚大使林松悲痛地讲述了他在任内亲身经历的令人闻之泪下的一幕：
1973年8月18日上午，我主持召开使馆领导班子会议。散会后我来到商务处，听到一声巨响。我以为是煤气罐爆炸了，便赶往出事地点，发现使馆小办公楼前烟雾弥漫，接着使馆的其他同志也赶来了。我这才知道我的爱人孙燕在开拆邮包时，发现其中有一本类似书刊的“邮件” 有些异样，便对在场的工作人员华金良同志说了一句：“这本书怎么这样重？” 当她打开检查的一刹那，敌人在里面安置的炸弹突然爆炸，孙燕被抛出两米以外，倒在血泊之中，华金良同志的眼部也受了重伤，坐在不远处的墙根下。我马上把孙燕同志抱在怀里，用手捂着她腹部碗大的伤口，她的双手已被炸掉。目睹此惨状，我惊愕不已，眼泪不禁夺眶而出。但我没有忘记吩咐身边的同志马上送华金良同志去医院抢救。这时商务二秘周宪刚等问志帮助我抬着孙燕准备上汽车送往医院时，发现她的心脏早已停止了跳动，时年44岁。她不幸以身殉职，英年早逝，怎不令人悲痛。
至于像美国大使馆遭遇的汽车炸弹，位于使馆门口的传达室更是首当其冲（因此，美国驻外国的大使馆的门口都修有阻拦汽车闯入的钢筋水泥墩，还有海军陆战队站岗）。
所以说，同样是行政事务，在国外环境中办理起来，就要比在国内复杂一些，行政处的工作安排，就要费更多的心思，考虑更多的可能性。
对外交涉
除了日常的馆舍的维护、设备的更新、办公用品的购置、汽车的购买和保养，以及财务管理等内部事务之外，大使馆和领事馆的行政处还必须办理有关的对外交涉——这也是与国内的机关企业的行政部门的业务所不同的。
举凡行政方面的对外交涉事务一般均由行政处办理，比如关于使馆人员的变动和办公时间的变更（如节假日等），要向驻在国政府及外交使团及时发出通知。根据惯例，大使或总领事离开驻在国一段时间（休假、开会、回国述职或去其他国家出差）时，都要指定另一名外交官作为代办临时主持馆务，行政处需向驻在国政府和驻当地的外国使馆或领事馆发两次照会，第一次通知他们大使或总领事离开的时间和担任代办的外交官的姓名、职衔，第二次则是通知大使或总领事回任重新主持馆务的时间。使馆或领事馆的办公时间如有变更，行政处也要发照会，把变动后的办公时间，或因节日停止办公和恢复办公的时间通知驻在国外交部和外交使团。有的使馆在馆内外交官职务变动时也向驻在国外交部和使团发照会，这也是行政处的任务。
行政处的对外交涉对象还包括机场和海关。这是两个十分重要的部门。因为每个使馆和领事馆都会有人员和物品进出机场、码头和海关。首先就是使馆本身的工作人员前来赴任、休假、离任，都要进出机场、海关，还有每隔一段时间国内会派来的外交信使，行政处要负责对他们的接送，要保证他们和所携带的外交邮件顺利通过机场和海关；再有本国也不免会有各种人员来来往往，尤其在大国，一个国家派出的来访代表团可能非常之多，他们进出机场，通过海关，常常需要使馆派出人员照料。使馆和领事馆还常常从本国或其他国家订购一些物品，空运或海运进来。办理这些事务，必然要和机场、码头、海关打交道，有时还有检疫人员。尽管使馆和领事馆及其外交官、领事、信使以及所采购的物品享有外交特权，但是，与驻在国的机场、码头、海关和检疫等部门人员的良好关系，永远是顺利办妥有关事务的最好保证。因此，行政处的工作人员必、须经常和上述有关人员联络，建立良好关系，而一旦发生问题或纠纷，也少不了一番这方面的对外交涉。
由于本馆和本国人员大量地进出驻在国，行政处办事人员少不了要为这些人员购买机票，并且还时常会有已订机票航班改动的情况，行政处人员自然要经常和当地的航空公司、旅行社等单位打交道，有的大国使馆，甚至派有一名专职人员，他的工作就是负责办理各项有关机票事宜，因为在那样的国家里，该国来来往往的人员太多了，这位官员可能一年中会有2O0多大要奔波于使馆与航空公司、旅行社或机场之间。
行政处必须与之打交道的还有驻在国的警察部门以及——在一些经济较落后、社会基础设施较差的国家——供电、供水和煤气供应等部门。
大使馆和领事馆是经常要举行各种活动的，如宴会、招待会、酒会、放映电影等等。每次这种活动都要邀请不少客人——宴会请的客人人数虽然不会很多，但是却常常是地位比较高的，因此警察部门的配合是必不可少的。要请警察提供必要的安全保护，还要请警察指挥门前的交通和车辆的停放。
就在北京，如果有时经过使馆区，某一天就可以看到会有大批警察在那里值勤或指挥车辆，那准是附近的哪国大使馆在举行国庆招待会或其他大型活动。
有时候大使馆或领事馆会遭遇到一些意外的事件，警察的保卫就更是十分重要了。
例如1989年中国北京发生政治风波以后，在一些国家里发生了少数所谓的“民主运动” 分子到中国大使馆和领事馆门前进行示威、抗议的事件，这些活动不但影响和妨碍了中国使馆和领事馆的正常工作和生活秩序，其中有些不良分子的激烈行动还导致使领馆馆舍和财产的损坏，甚至危及使领馆工作人员的安全。这时使领馆就要及时通知驻在国的警察部门，来保护使领馆的馆舍及人员的安全。
又如，1997年，朝鲜民主主义人民共和国的一位高级领导人黄长烨在出国访问国途中经过北京，突然出走，离开了朝鲜民主主义人民共和国大使馆，进入韩国大使馆要求政治避难。由于朝鲜半岛的紧张局势和黄长烨的地位相当高，此事立即成为一件十分敏感的外交政治事件。中国政府出动了大批警察，对韩国驻北京大使馆进行了严密的监护，为冷静而妥善地处理这一事件创造了条件，终于使得事情在紧张的外交斡旋后得到了比较圆满的解决。
警方有对驻在本国的外国大使馆和领事馆提供安全保护的义务，这是有关国际公约有明文规定的。但是警方保护的有效性有时也会受到双边关系的影响。6O年代中期，在亚洲某国发生了激烈的排华反华事件，中国大使馆的安全受到威胁，这时中国大使馆就得不到当地警察的保护。
在一些经济不够发达的国家的大使馆和领事馆的行政处，还必须和当地的供电、供水和供煤气部门建立有效的联系。由于当地社会基础设施的落后，有时不能保证水、电、气的供应，平日的断电、断水和缺乏煤气，当然会对使馆的生活和工作造成不便，但如果在外交活动进行当中发生停电、断水等事故，主人和客人陷入一片黑暗之中，珍馐美味做不出来、端不上桌，那该是多么煞风景的事，而且黑暗之中——哪怕只有片刻的黑暗——也可能会发生意想不到的危险。
中国首任驻印度大使袁仲贤在举行首次国庆招待会的时候，为了防备停电，特意事先准备了汽灯，而招待会进行过程之中果然停了一次电。
随着科学技术的发展，现在在一些有必要的大使馆和领事馆，都配备了小型发电机。但尽管有了后备，也还是争取不停电为好。所以有的使馆在举行重大外事活动时，要事先与当地供电部门取得联系，要他们确保在特定时段不要停电。
安排宴请
行政处工作中还有一项很繁重的任务是筹办招待会和宴会。尤其在以饮食文化而闻名于世界、而常常在使领馆内举行宴会或招待会的中国驻外大使馆和领事馆里，组织和准备宴会和招待会更是行政处一项经常而繁重的任务。
宴请是外交工作中的一项有效而重要的手段。
《外交学原理》一书中说：“欧洲外交界有一句俗谚：‘世间万事定于餐桌，而支配人类的就是宴会。’”
上一世纪中叶的英国外交大臣帕麦斯顿说：“宴请是外交的灵魂。”
英国学者亚当·沃森在《外交——国家间的对话》一书中写道：“外交鸡尾酒会和晚宴可以使人厌烦，并且常常是过分做作，但在这里对有用的事进行处理的成效却使那些非职业外交人员吃惊。”
当然，对于外交宴会也有刻薄而讽刺的描述，马丁·迈耶记述了这样一件事：吉迪昂·拉斐尔这样描绘了1949年的巴勒斯坦调停委员会，它“开创了徒劳无益的纪录，即使在联合国的史册里也是前所未有的。它未能使参加会议的各国代表团坐到同一张桌于旁边来开会，却使阿拉伯各国在其最激进的与会者所强加的极端主义的共同纲领的基础上团结起来。为了补救它在外交上的失败，委员会求助于积极的美食活动。为了向各个代表团表示敬意，它组织了一轮无休止的宴会，有时是单家下帖，有时是联名开席。被请的人不敢怠慢，照例回请。过了一个短时期之后，筵席的纪录表竟像是国际足球大赛的记分牌：美国款待约旦，叙利亚宴请法国；三位委员又共同宴请以色列——简言之，这是盛宴的走马灯，美食的接力赛。在围着日内瓦湖酒肉征逐了三个月之后，阿拉伯代表和以色列代表还没有同桌共餐过。我感到该让这一热量极高而成效奇小的盛大节日告一段落了，遂邀请调停委员会的成员来参加一次告别宴会。我的祝酒词是简单而求实的：‘以如此之少的人消耗厂如此大量的酒撰而办成如此有限之事，这是前所未有的”’。
尽管如此，各国外交部还是十分重蚕视宴请在外交活动中的作用。马丁·迈耶曾讲到，7O年代在英国，一名参赞每年曾得到5OO美元的额外“个人交际津贴”，其作用就足“鼓励这位外交官去招待宴请”。
1982年度美国国务院预算中的交际补贴费用共计达3O0万美元。为什么会这么高呢？只要举一个例子就可以说明问题了：沃伦·曼歇尔的记述中说，他在卡特政府期问任驻哥本哈根大使时，每年要当东道主进行5O0次早、午、晚餐的宴请。
我们不难想到，美国驻哥本哈根大使决不会是美国所有驻外大使中最忙的一位，如果他每年要举行SOO次宴请，那么，那些驻重要大国的美国使节们，一年之中还能有多少时候可以享受只有他和夫人的温馨的家庭晚餐呢？
读音们读到这些内容也许会想，活该让这些外交官们都得胃病，谁让他们每年吃这么多的食品，喝这么多的酒呢！
不过请相信，外交官们自己也不愿意成天埋身于酒杯和餐盘之中，外交事业中毕竟不是只有宴清这一项工作。只是宴会和招待会给外交界人士提供了相识和建立感情的机会，所以至今仍是外交官和领事们的主要工作方式之一。
当举行宴会或招待会的事情一旦做出了决定，就成为行政处的一项重要任务了，行政处要恨据大使或有关负责人的指示着手具体操办。
这项工作可以分为四个方面：
一、首先是场所的布置。这其实是一项长期的任务，并不是每次活动部要专门布置的。大使和总领事的宴请有时在他们的官邸举行，其他外交官的宴请可能在使馆的宴会厅。宴请场所的休息间和宴会厅，应当布置得华美端庄、雅致得体、还要能体现出国家的特色。从墙布的图案、吊灯的式样、窗帘的颜色，到地毯、家具、灯具、悬挂的画幅、陈设的工艺品等等，都应当是美丽的、大方的、精致的、优雅的，但却不必是豪华的和贵重的，更不应是奢侈的。应当使人感到舒适、悦目、协凋，而不能令人感到艳俗、浮华或者陈旧、寒酸。
有的大使夫人希望这些场所的布置能体现出她的风格或趣味，常常在到任后要求重作一番布置，这自然无可厚非，行政处当然要遵照指示行礼。
这些市置和陈设当然无需经常更换，但是行政处的负责人必须经常加以关注。除了每天都应保持休息间和宴会厅种种陈设的一尘不染外，主要是要检查所有的东西是否有了污迹、损坏，或者显得有些陈旧，比如墙壁不洁净了、窗帘有点褪色了、沙发变硬了、地毯磨薄了、桌倚陈旧了等等，包括桌布、餐具，需要整修清洗的，就及时送出去或请专业人土来整修清洗，需要更新的，就要及时添新去旧。
使馆里的宴会场所可以说是一个国家的窗口，客人们一进门，实际上就是踏入了这个使馆所代表的国家的国土。给客人们第一眼留下的印象，往往会影响他们日后对这个国家的观感。试想一下，当你走进一个国家的大使馆的宴会厅，看到的是磨破了布面的沙发、摇摇晃晃的座椅、踏上去犹如麻袋的地毯、被太阳晒褪了颜色的窗帘，你仍相信这个国家的经济正在蓬勃发展吗？或者你看到的是爬上了蛛网的吊灯、积了厚厚灰尘的艺术陈设、残留着口红痕迹的玻璃杯、洗得发灰的桌布餐巾，你会认为这个国家的政府管理很得力、人民工作很勤奋吗？所以，使馆对外部分的布置同样具有重要的政治性质，行政处不可掉以轻心。
招待会的布置要麻烦一些，往往每次都会有变化。要根据活动的性质、出席人数的多少等作不同的安排。尤其国庆招待会，要悬挂双方国旗，布置讲话场所，这就要注意礼宾规格，要按照有关的规定办，不可马虎大意，更不可随心所欲。如国旗的悬挂、盆花的选择和摆放，都会在某种程度上具有政治意义，如果出现失礼的现象，甚至可能影响双边关系——至少是使馆和驻在国政府的关系。
如果是电影招待会，行政处还要安排电影的放映，事先要作好充分准备，以确保放映成功，而不能在放电影时发生空白、断片、错接、无声等事故。
二、宴请场所布置和打扫好了以后，就要着手细致的宴请安排了。首先是寄发请帖和落实出席人数。一般请帖应当在宴请日期之前一至两周发出，一周以内发请帖在外交上通常被认为是不礼貌的。寄发请帖时要将客人的姓名、职衔、性别、地址弄准确。该请的客人没有收到请帖，还有可能补发；不打算请的客人却意外地收到了请帖，他要是真的应邀而来，那可很难打发走。应邀的客人是夫妇同来，或者来的男女并非夫妻，也要事先弄清楚，以便于安排座位，也免得见面时称呼上有错。寄出请帖后过一段时间，要等客人答复或主动联系，以落实最后到底有多少客人出席宴请、什么人来出席，这是组织好宴请所必不可少的条件。
三、上述情况——落实了之后，便可着手宴请的具体布置了。先要根据宴请人数的多少和主人的选择，决定采用圆桌形式还是长桌形式，然后是座次的安排，这又是一个礼宾规格问题，需要精心考虑。在一些讲究礼仪的国家，这一套规矩是不允许出现差错的。对于地位较高的宾客，决不能在安排上出现疏忽。虽然有时从简安排会让人觉得亲切随意，但过分或多次不合礼仪的安排会令人以为主人浅薄无礼，这都是外交的大忌。
接下来打印座位卡（姓名卡）和菜单都是些琐屑小事了，但也必须确保不可打错。客人坐在打错了自己姓名的座位卡前，那种感觉会不会有点像是吞了一只苍蝇呢？
四、宴请活动最实质性的准备当然是食物的准备。这要从决定菜谱开始。宴请中究竟上哪几道菜，要从下面几个因素来考虑，第一是当地有没有什么饮食上的禁忌，或者哪怕只是针对某一特定节日的禁忌。这虽然只是在少数国家才会发生，但却是个十分重要的问题，体现的是是否尊重对方的风俗和文化。还有就是由于文化不同而当地人民不用的一些食品，也在禁忌之列。比如，在伊斯兰国家，人们是禁食猪肉的，宴会上也决不允许上酒；有的民族人士不食牛肉，两方人多不爱吃海参。除汉人和少数东方国家人士外，其他国家的人士一般不食用动物内脏，等等。这些情况，负责准备宴请活动的人员平日就要有所了解。第二：是针对被邀清的客人，尤其是主要的宾客，在饮食方面有些什么爱好？有没有什么特别的习惯？有没有什么国为生活习惯或健康原因而不用的食品？如有异味的食品，特别的海鲜，高脂肪食品，高糖食品等。在安排宴请食谱时必须避免端上对方不吃的东西来。倘若上来的是好吃而对方国为健康原因而不吃的美味，对方会深感遗憾；如果送上对方根本不吃甚至闻都闻不惯的菜肴，那就会把整个活动的效果完全破坏。有的时候是个别客人不用其中某一道菜，因为不是主要宾客，也只是其中一道菜不吃，客人自己会克服这一点，但能事先有所了解并作必要的准备，主人就会显得更加周到热情，建立感情的任务自然也就会完成得更好。第三个要考虑的是过去宴请的记录。一个有心的行政处工作人员或厨帅，会把历次宴请的客人名单和食谱保留下来。当决定宴请的食谱时，要查一下这位主要宾客以前是否来赴过宴，上一次或几次来时用的是哪几道菜、什么点心？本次宴请的食谱就应当有别于以前，不能让客人来使馆回回吃的部是同样的食品，否则味道再美的佳肴也会变成白蜡。最后当然是要取决于决定宴请的主人，主人的饮食习惯和爱好也理应得到强烈的表现，这是不待言的。
决定了宴请时上哪几道菜、什么点心，采购了必要的材料，制作就是厨师的事了。宴会桌上的餐具及其摆放，还有餐前、餐中、餐后的酒水招待，自然也应由服务人员负责。但这里还有一个必须严加关注的重要问题，那就是清洁卫生。无论食物、水果、酒水、餐具，都必须百分之百地保证清洁卫生。一旦有疏忽，出的就不是小事。
招待会上的布置和安排同样不能掉以轻心，整个活动的组织也要更加注意做到有条有理和井然有序。招待会的食品准备要简单一些（虽然量要大得多），但如何服务好，确保每一位来宾都能享受到周到的服务；都不断地有饮料用、能尝到各种可口的食品，任务就要比宴请重得多。组织好这类活动也是行政处人员的职责之一。
“外交无小事”
中国现代最杰出的外交家周恩来有一句名言：“外交无小事。”这句话的意思，在使馆行政处的对外活动安排中体现得最为清楚。就以大使活动的安排为例吧！在大使馆中，大使的各项对外活动安排一般自然会有大使的秘书专司其责。不少使馆为工作的方便，这项工作也常常纳入行政处的职责范围。因为大使的许多活动都离不开行政处的服务，比如大使专车，其司机必然属于行政处管辖，所以这样的安排也有其一定的道理。
安排大使活动表面看来纯属事务性的工作。大使的对外活动自然非常繁忙，除了作为使馆工作主要内容的外交交涉、磋商、拜会、会见，大使还要忙于与驻在国重要人物的结交往来，驻在国外交部门也会不时邀请大使出席某项仪式，当地政府的其他机关、当地的社团、企业、学校等等，也会经常邀请大使出席他们的活动，当地外交界各使馆之间更是有频繁的拜会、酒会、招待会、宴会等。大使每天都会收到许多请柬，大使的礼宾秘书首先就要为大使处理这些请柬，要在请柬上（用本国文字）写明发出邀请的主人姓名、活动内容、时间、地点等，再送大使过目，以方便大使很快做出决定。大使的活动十分频繁，他自己常常不知道自己何时有空，秘书还要让大使知道他什么时间已经有了安排，以避免几项活动在时间上发生冲突。在大使决定哪些活动由他出席之后，秘书就要负责进行必要的联络，通知司机准备好车辆。为确保按时出席，还要事先了解好地址，认好行车路线，确定出发时间。如有重要礼仪活动，还应事先问清活动的方式、礼宾的规格、活动的详细过程和对着装的要求。有些活动还要事先准备好花篮或礼品。有的活动并非只有大使一人出席，礼宾秘书还要通知到其他陪同人员，好确保他们准时出席。如果活动中还有其他内容，需要其他人员为之作好准备，礼宾秘书也要及时通知有关人员，并确保各项工作准备妥帖。大使本人为了开展对外工作，也会安排和组织许多次的外交活动，这当然也少不了要礼宾秘书为之安排和协调以及行政处为之忙碌。
安排大使对外活动的工作尽管琐屑，而且看似简单，却同样容不得半点差错。《当代中国使节外交生涯》中记载着一则“笑话”（或者说事件）：
后来曾历住中国驻乌干达大使和驻尼日利亚大使的金伯雄年轻时办砸过这样一件事，他说：“我自己也遇过‘出丑’的场面。SO年代末期，我在驻叙利亚使馆工作期间，有一次，苏联驻叙大使亲自打电话来邀请我们大使和其他外交官参加晚宴。由于我当时的法语听、说能力还很差，又加上对方是大使，心里难免有几分紧张。结果把晚宴的时间搞错了。按着我错报的晚宴时间，我国大使等一行人浩浩荡荡地到了苏联大使的官邸，对方自然没有人接待，弄得双方都很尴尬。特别是那个年月中苏关系正处于一个很微妙的阶段。”
中国驻希腊大使周伯萍遭遇的事就要严重得多了。
他在题为《小事不谨慎，出了大事故》一文中讲道：
1973年5月…我于5月7日中午赴希腊外交部进一步落实（有关一次访问的）具体计划，事毕已是午后1点15分。返馆途中，看到附近街道警哨车辆比平时增多，表明有重要的外事活动。我忙问翻译是怎么回事，他也不清楚。回大使官邸后，我要翻译去使馆查看请帖。碰巧那天值班的同志刚学英语，看到捷克斯洛伐克大使馆的一张请帖，大使名叫科威克，第一个字母是K字，他误认为是科威特大使馆请帖，也未注意日期是次日中午。他见翻译匆匆回来，随口问是否从科威特使馆招待会上回来？这一问不打紧，翻译却认为刚才途中所见，就是科威特使馆国庆招待会的缘故。他匆匆查看请帖，时间是12点到1点半，离散场只有几分钟，更加着慌，也不看日期，就扔下请帖跑来找我，说是科威特大使馆举行国庆招待会，有请帖邀我参加。他忘记登记，出了岔子，时间只剩10分钟，科馆就在附近，问我怎么办？我一时也很着急，未加思索就决定立即前去。当时我刚端起饭碗，尚未换装，便匆促登车前往。
按照正常的办事程序，大使外出参加活动，翻译事先需将请帖送大使过目，并报告有关情况，未去过的地方，还应与司机一道去探明路线。我当时匆忙中未索看请帖，也未问翻译、司机是否识路。事实上，科威特大使馆在我们使馆西北，他们都未去过，也不知方向、地址，只知道离我们很近；而东南方还有一个以色列外交代表官邮，也不知道。翻译和司机都以为东南方车辆来往很多的地方，就是科威特大使馆，根本不问路，只顺着警察手势走。就这样糊里糊涂进入了以色列代表官邮。我到希腊不久，科威特大使馆临时代办和以色列外交代表都未见过，误认为站在门。迎送客人的以色列外交代表就是科威特大使馆临时代办，一下车就急急忙忙与他握手，向他表示祝贺，并解释迟到原因。当时《纽约时报》一名记者在场，问我到这里来是否意味着中国承认了以色列？翻译把“这里”译成雅典，我遂把这一很不寻常的问题只当作是他无故寻衅，予以简单顶回。当时也觉得记者表情迷恫，我未加理会，与正待离去的荷兰、墨西哥、乌拉圭等国大使略事寒暄，即与以色列K表告别，匆勿返馆。《纽约时报》记者回去后就发了消息。第二天中午，在捷国庆招待会上遇到了罗马尼亚大使。他叫过我的翻译，神秘地说了些什么。我见翻译神色不对，便过去问出了什么事？翻译一时竟说不出话来。再三催问，他才冒了一句：“大使，我犯了大错误了。” 经向罗大使再次询问，才知道我们昨天走错了地方，匆匆忙忙在10分钟内闯下了大祸。
由于当时中国和以色列并未建交，中国大使出席以色列外交代表举行的正式外交活动，会被人们认为是中国的外交政策发生了重大变化。所以，看起来只是小小的礼宾工作中的一点失误，影响却是严重的。
使馆中的外交活动，有时由某一个处室负责具体筹办，但很多行政方面的事情还是离不开行政处；稍大型一些的事务，牵涉到几个处室，那就更需要行政处来协调或具体办理。从场地、布置、用具、食品、酒水、声像系统，到迎接、招待、礼宾程序，直至最后打扫收拾，可以说，样样都要求行政处的工作人员做出努力。这些事情看起来琐细零碎，似乎无关宏旨，但一旦出个岔子，在外交上却又都可能引起轩然大波。组织混乱，该上酒的上了水，该送菜的却送了肉，或者环境脏乱不堪，起码会被人们认为这个使馆甚至这个国家人民的素质和办事效率低下；要是在礼宾上冷落了某位大使或者某位部长，有时可能会被看成是一个国家的外交政策发生变化的先兆。
其他职责
行政处和其他处室一样，也有繁重的收集情报或者叫调查研究的任务，只是他们的调查研究工作有他们本身的特点，是从他们的工作需要出发的。
对于行政处来说，首先需要收集的情报是大使应当结交的驻在国的朋友名单。大使在驻在国交友工作及其范围，本书在政治处一章中讲过了。这里不重复。但是，大使交友的档案却大都保留在行政处。一名新大使来到驻在国，他应当拜会哪些朋友，首先拜会什么人物，然后又拜会何等人士，行政处应当提供有关档案材料，并提出参考意见。
对于这些人物与使馆的来往情况，他们的个人有关资料，包括简历、职务、周围评论、以及住址、家庭、生日、爱好、身体状况，行政处都应当有记录。
这样一份名单还应随着大使交友工作的进一步开展而不断增加、修改和补充。这样可以使大使一抵任即能有计划地开展交友，根据工作需要和友情的深浅，确定交往的先后和亲疏。既要结交新朋友，更不能冷落老朋友，很快为使馆工作打开局面。同时也有利于在大使人选更换时，能确保使馆的交友工作可以连续进行，而不会因为来了新大使一切还要从头做起。
大使每年都要举行一些大型活动，逢年过节也会向朋友们赠送礼品，邀请对象和赠礼对象也当然来自上述名单。大使的朋友有时也会同时是其他处室的朋友，但邀请和送礼则不宜重复，究竟由谁出面邀请或送礼，要从工作出发来考虑，这也需要行政处来做协调工作。平日对此事作了调查研究，建立了详细的档案，处理起来自然就会容易得多。
行政处收集的情况还应包括日常行政工作所需的各项业务知识，比如，首先是驻在国的一些基本法律、法规、制度，如有关房屋买卖、修建、维护以及消防的规定，交通规章，银行法规，税务制度，卫生规定等；其次是外交礼宾方面的惯例和规定，节假日的规定和习俗，政府机关的作息时间，甚至包括驻在国特殊的民族风俗，宗教的忌讳，如哪些行为会被认为触犯禁忌，哪些地方千万不可涉足，哪些时候应当送礼；还有当地政府部门办事的各种手续，机场海关办事的种种程序，以及如交通、银行、通讯、保险、采购、市政、水电、绿化、医疗、气象等等各个方面的地址、电话、人物情况、办事手续以及诸如此类的信息。这些是行政处日常办事所必需的，有些事情几乎天天办或者月月办，如上邮局，去银行，到海关，采购物品，洗涤东西，修理设备等，经办人员不用查档，就知道如何办理。有些事情却一年才办几次，比如办理退税或免税手续，使馆环境维护，汽车保险，消防检查，馆舍改建设计送审等，有时难免忘记如何办理、找什么人办理才合适，查阅一下档案，自然是最方便的了。
使馆人员是经常流动的，行政处工作人员也一样不断地旧去新来。初来乍到的行政处人员要熟悉驻在国办事的种种情况，这样一份档案会派上大用场，自然是最理想的了。尤其在一些第三世界国家，服务业不够发达，很多尽管十分简单的事也不是去一两次就能办妥的，手续繁复不说，还常常要通过人际关系；有一份详细档案，不但记载下办事的程序，还要记下通过什么人物去办，那就是最有用的了，对于新来的人，真可谓一本百科全书。
行政处对于日常事务的办理也有必要开展调查研究，要找出办事的捷径来。比如同样采购或修理，也应找出最方便、最快捷和最廉价的地方。为了节省开支，最便宜的自然应当是首选；有时为了确保质量，免得耽误大事，也需要知道什么地方能找到最可靠的服务；而有的时候速度会成为压倒一切的重要因素，行政处工作人员就应当知道什么地方能在最短的时间内办妥事情。
和其他处室的外交官一样，行政处官员也要和驻在国的有关人士开展交友工作。当然，这些朋友主要应来自他们平日经常打交道的领域。比如外交部礼宾司官员、警察局人员，还有机场、海关、航空公司、银行、邮局、保险公司、税务部门、交通部门、水电气供应和维修部门，以及其他经常办理采购和修理事务的部门，等等。
经常和他们接触，了解他们，尊重他们，工作上与他们配合，并尽力帮助他们，有时请他们吃吃饭，或者在使馆内请他们看上一两次电影，逢年过节送些礼品，都是和他们结交的好方法。
和这些人搞好了关系，行政处的工作就会事半而功倍，整个使馆的工作也会顺利和方便许多。
行政处还有一个重要部分，那就是会计室。会计可以说是大使馆或领事馆的心脏——其实也是各个机构的心脏，因为它是供血的部门。大使馆和领事馆要运作，要汗展任何活动，没有钱是什么事也办不成的。而掌握着钱袋子的，就是会计。
各个使馆或领事馆都会有预算，经费的来源当然是国家的拨款。但如何分配各项支出，掌握预算经费的花销，尽管决策权还是在大使手中，会计在财务上却也起着重要的管理和监督作用。
《外交手册》中说：“会计是必要的，由于忽视它所造成的麻烦，可以超过由于忽视使馆其他职务所造成的麻烦的总和；在条件允许的情况下，应雇用一名称职的财务人员。良好的财务制度可以使和当地的来往账目得以迅速支付和结算。不然则容易制造敌意，从而损害通过使馆的工作而建立起来的两国间的友好关系。”
说使馆的会计工作不力就有可能损害两国之间的友好关系，也许有些夸张，但财务工作的重要性却是绝不容低估的。
行政处还有一项特殊任务，那就是管理当地雇员。各个处室都可能雇上一两名当地人员担任翻译或秘书，但只有行政处雇得最多，因为当地雇员大多是从事行政技术方面和服务性工作的；而其他处室雇用的当地雇员的工资待遇问题也常常由行政处来管理。所以行政处在这方面的任务就格外重。
当地雇员的雇请、录用和管理，是一件十分复杂的事，尤其当他们的人数十分庞大的时候。行政处必须和驻在国有关部门联系，招请的当地雇员必须取得驻在国政府同意。使馆请到了合适的当地雇员，他们可能会在使馆工作许多年，如果录用的人不得力，不能胜任工作，或者工作虽好却不肯在使馆长期工作，行政处就要经常为寻找合适人选而忙碌。为了让当地雇员能更好地为使馆眼务，一些国家的使馆还定期对当地雇员进行培训，让他们了解使馆的工作程序和性质，学会新的工作方法；特别近年来计算机的使用在各国的使馆内大大普及，更有必要经常训练雇员学会使用新的软件。当地雇员能否很好地担负起所任的工作，和使馆的管理很有关系。管理是一门学问，如何调动数十或上百名当地雇员的积极性，及时地安排他们的任务，明确他们的分工和职责，通过必要的奖惩来保持这支队伍的士气，是行政处管理人员应当经常操心的事情。
还有一件也许并非不重要的事是，谁也不能保证当地雇员中不会有驻在国情报部门安插的人员。如何妥善地处理好这一问题，值得行政处有关人员和使馆保卫部门大大地费一番脑筋。
当地雇员要行政处管，使馆中的本国工作人员呢？他们也有事要行政处操心，读者们相信吗？
本章开头提到，费尔萨姆在《外交手册》中讲到，使馆办公室（行政处）的领导“应特别关心福利工作，因为使馆内的年轻职员以及不享受外交特权的职员容易感到孤寂，以致疾病缠身”。
的确，在派驻异国的大使馆工作，远离故乡，远离亲人，生活在与本乡本土不同的文化环境之中，在精神上感受到的孤独与寂寞是十分深重的。如何安排好使馆内部的生活，创造必要的条件，使年轻外交官和使馆职员、尤其是单身人员的日子过得丰富多采，是行政处负责人的重要任务之一。
搞一些观光或旅游活动，内部组织一些比赛或舞会，逢有馆员生日送点小礼品，有时周末开次酒会等等，都是调剂生活、活跃气氛的好办法。聪明的行政处负责人一定会想出更多更好的主意来的。
机要通讯
机要通讯部门是任何一个大使馆中都会有的极为要害的部门。这是使馆对于上级的耳朵和嘴巴，是使馆与外交部等国内领导机关之间的联络要道。处于国内的外交部，和中央政府的领袖人物，要经常从前方——驻外大使馆得到关于其他国家的各方面的信息，才能据以做出重要的外交＿决策，或对有关政策进行必要而及时的调整；处在国外的大使馆和领事馆，也只有经常得到国内的指示，才能有目的有方向地开展各项工作。而所有国内外之间的重要信息及各项指示的传递，都必须在绝对保密和安全的条件下进行，必须通过机要通讯人员进行。机要通讯的重要性是不待言的。
所以，大使馆和领事馆的机要通讯必须随时保持畅通无阻，做到信息传递迅速、安全、准确、可靠。
有关外交和领事方面的国际公约，保证了大使馆和领事馆享有与国内机关进行机要通讯的特权。
《维也纳外交关系公约》第二十七条有如下规定：
“一、接受国应允许使馆为一切公务目的自由通讯，并予保护。使馆与派遣国政府及无论何处之该国其他使馆及领事馆通讯时，得采用一切适当方法，包括外交信差及明密码电信在内。但使馆非经接受国同意，不得装置并使用无线电发报机。”
《维也纳领事关系公约》中也有几乎同样的规定。
机要通讯人员的工作，主要就是负责明密码电报的传送，外交信使（即上述外交关系公约中提到的外交信差）文件的发送和接收，以及机密文件等的保管和使用。有的国家还规定机要人员要参与负责全使馆的安全保密工作的检查和监督。
他们的工作量是很大的，尤其在大型使馆中。美国学者埃尔默·普利斯科在《现代外交》一书提到机要通讯工作时说：“当今外交通讯的业务量是巨大的。每年（美国）国务院都要为它自己和为与它有联系的机关处理数以百万份的信件，这里面包括数千份的外交照会，10万份以上的公文电报急件和成千上万份发给美国驻外外交官的指令，另外还包括150万份电报，大概每天4000份。”
对于机要通讯部门的工作，各国都是采取极为严格的保密措施的。因为它所处理的，往往都是使馆和国家的核心机密，本国使馆或政府，必然会对此严加保密，严防泄露；而驻在国或其他方面，则会千方百计地企图刺探和获取这些机密。在科学技术日益发达的今天，这种保密与反保密的斗争之尖锐激烈和高科技化，甚至达到了常人难以想象的程度。从我们在前面引述的事例中就可看得－－＋分清楚。而这种斗争的科技化程度还在以极为迅速的速度发展着，行政处和从事机要通讯工作的人员，都必须对此加以十二万分的小心。
在不少大使馆或领事馆中，机要通讯部门常常直接归大使或总领事领导，因为不少机密常常只有大使或总领事才能获取和接触。机要通讯人员的业务和其他各处都有关系，却又无法归入其他任何一处，也无法由任何其他的处室来加以管理或领导。所以有一些国家的使馆就将机要通讯部门划归行政处统管，但业务仍由馆长直接领导。因此本书也将其归在行政处内作简单介绍。